随着信息时代的到来，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件，刺激了档案数据库中信息资源的建立。
从档案管理自身发展来看，其一，随着信息化时代的到来，档案管理的数量、种类不断增加，其形式不断发生变化，如现代的电子档案、数字档案、快照档案等，这就刺激了原来的档案管理方式的改变；在人类知识化的今天，档案容量不断增加，其内部信息量的增加，必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证，而要实现对新形式、新内容档案的管理，必须借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人们的知识容量提升，对知识的要求量远远超过以前，这就要求具备大容量的共享信息，而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台，这就利于实现档案价值。其二，现存档案自然老化、人为损失的现象严重，而采用智能化档案管理方式，可有效保护档案原件、延长档案寿命，同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险，并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理，这对保护原档案起到了积极作用。
2、档案管理智能化发展趋势
2.1智能化存储
与传统的档案管理方式相比，智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征，其改变了传统的纸张、书本档案库形式，依靠智能系统运行智能存储管理软件，来支持多种文件和操作系统，以实现存储资源的虚拟化。计算机智能化存储其最重要的特征就是信息容量性，在现代档案信息大容量的环境下，计算机以数字化、程序化的存储方式，缩小信息空间，以数据库、内存等形式，将信息进行存储，这就提升了信息的存储空间。其二，提升存储设备之间的信息联系，并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能，有效提升了档案管理的安全性，实现了档案保存的完整性和信息的全面性，利于实现档案使用价值。
2.2智能化检索
随着计算机技术的发展，文献检索的智能化特征越来越明显。在现代档案管理中，答案存在的形式越来也多，既有文字、数字，也有图文、声像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存储信息，也有异地存储信息，而要获得相关性的信息，仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用，而在智能化管理条件下，计算机将档案信息进行归类后进行整体性存储，在检索过程中，以文献、检索词等信息为基础，对文献进行分类排列，这就提升了文献检索的准确性和范围性，使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献，而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类，突出了文献的重要性和性能，进而提升了文献选用率。
2.3智能化应用
档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些专业性、科研型共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径的拓展，有效提升了档案管理的价值。
3、提升档案管理职能化的措施
3.1完善管理机制
各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准，管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。
3.2巩固保障因素
在进行硬软件建设中，要加强专业数字化设备的设置，实现配备的统一性，实现硬件设备的型号统一、购置统一、内部系统统一；充分利用设备功能，实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能，为智能化档案管理提供有效保障。
3.3提升人员素质
加强档案管理人员的专业技能培训，面向档案管理的基本技能与计算机技能，尤其是计算机系统和网络安全防护知识，保障管理工作的信息安全性和工作的科学性；注重基础性工作管理，加强收集、整理、保存等环节的协调性，保证档案管理质量化；加强素质教育与培训，促使工作人员树立良好的岗位意识、职责意识和服务意识，提升档案管理智能化的质量。
