档案管理软件能为企业带来哪些好处

发表时间:2019-07-03 08:39

计算机现在已经普及了,无论是大企业,还是中小企业、个体商户,在日常管理中都离不开计算机,如果没有计算机,对于很多人来说已经简直无异于一场灾难。档案管理对于企业管理者来讲是一笔巨大的财富,笔者了解到,现在很多企业购买了档案管理软件用于管理各类档案资料,也有很多企业也正在积极准备购买,那么,使用档案管理软件究竟能为企业带来哪些好处呢?笔者经过整理,将以下好处为大家分享一下。


一、可以轻松的实现对档案目录信息的管理。以广受欢迎的万能档案管理软件为例,当用户录入档案数据后,档案目录信息可由计算自动生成,档案管理者需要什么格式的档案目录,只需动动鼠标就可以生成并且打印了,非常方便,再也无需手工处理。档案目录是档案软件的一项基本功能,其它的档案软件在档案目录的处理方面,也都有自己的特点,给档案管理者带来了很多方便。


二、可以实现档案全文存储与检索。在档案管理系统中存有文件的全文,不仅能实现档案目录检索,还能实现档案的全文检索,这就为档案的利用提供了强而有力的基础。另外在档案全文存储的基础上,还可以实现档案的网上远距离传递。笔者接触过的万能档案管理软件这项功能就非常不错,其销售人员为我介绍了该软件两种管理电子文档的方式,一是链接管理,即指明文件在电脑硬盘中的位置,二是对象式管理,即将电子文档保存到数据库中,用户可以根据需要对保存方式进行选择。


三、可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。多样化的档案信息,需要集中统一的管理。使用计算机管理档案,不仅可对目录、全文信息进行管理,而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。以上面提到的万能档案软件为例,用户可以使用该软件自定义不同类型档案的档案模板,比如声像档案、照片档案等,也可以按部门定义如办公室档案、财务档案等,将文字、图形、图像等文件按一定的规则统一进行管理,真是非常方便。


四、可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案业务工作,是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等,还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况,并进行具体分析,对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。以万能档案软件为例,在文件收发登记、文件归档、档案移交等整个流程中,都可以使用相应的档案管理模块对文件进行管理。


随着办公自动化系统的启用,电子文件日益成为单位文件的主导形式,为了满足企业日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求,档案管理软件正发挥着巨大的作用,并日益受到各类企业的重视。


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